A construção civil é por natureza uma atividade que
envolve muitos custos, onde facilmente, as médias e grandes
construções alcançam um orçamento na casa dos milhões ou bilhões de
Reais. Acredita-se que um trabalho de orçamentação bem feito seja
suficiente para garantir a previsão de custo de uma obra, fato que não
é totalmente verdade, ou seja, o trabalho de orçamentação em si é
apenas uma antevisão do custo da obra. Até os engenheiros menos
experientes sabem que “custo orçado” é diferente de “custo executado”.
Situações não previstas no orçamento como, por exemplo, inflação,
desperdícios, desvios, queda de produtividade, etc, podem ocorrer no
andamento da obra, ocasionando diferenças significativas entre o custo
orçado e o custo executado.
A forma mais prática de controlar e comparar os
custos da obra é através do trabalho de apropriação de custos, porém,
atualmente, são poucas as empresas que realizam este trabalho em suas
obras. A apropriação de custos é o método pelo qual a empresa terá
controle total dos custos financeiros de um determinado serviço,
podendo avaliar ainda o desempenho e produtividade da mão-de-obra,
dentre outras coisas.
O termo “apropriação” pode ser definido como a
apuração dos serviços executados visando a obtenção e o conhecimento
exato das quantidades material / mão-de-obra e dos tempos realmente
empregados nos serviços executados, onde as informações colhidas na
obra, servem de base para as composições de custo unitário de
serviços, análise da produtividade, ajustes e elaboração do cronograma
da obra e controle de gastos e prioridades da obra.
Dentre as principais importâncias da apropriação de custos podemos
citar:
- Comparar os valores entre os custos orçados e os apropriados;
- Determinar os motivos de diferenças e corrigi-los ;
- Avaliar as possíveis alterações no andamento da obra;
- Comparar com serviços iguais as outras obras;
- Prever despesas para futuras etapas de serviço;
- Acompanhar e corrigir o cronograma da obra;
- Aprovar decisões em tempo hábil;
- Analisar a produtividade dos operários.
A apropriação de custos, sendo um trabalho de
coleta de dados, necessariamente deve seguir uma metodologia, que deve
ser adequada ao serviço que está sendo apropriado.
Todas as formas de coleta de dados devem
garantir a credibilidade nos dados colhidos e para isso é
imprescindível que esta seja feita por um observador treinado para
exercer a tarefa, pois qualquer erro ou falha nesta etapa da
metodologia proposta, impede que os estudos e análises sejam
realizados. Normalmente a coleta de dados é feita através da planilha
de produção diária permitindo medir a quantidade de serviço realizada
em um período, por um operário dentro de um ciclo de repetição. A
coleta de dados também pode ser feita através de filmagens ou
observações instantâneas.
Cada serviço tem suas particularidades em
relação à metodologia utilizada na apropriação. Antes de iniciar o
trabalho de coleta de dados, é necessário aplicar algumas regras a
serem minuciosamente seguidas pelos operários durante a execução dos
serviços. Essas regras visam facilitar a tarefa da coleta de dados,
evitando a confusão de valores e diferenças no método de execução do
mesmo serviço na obra. Em outras palavras, é realizada uma
padronização da execução de cada serviço.
- A metodologia preliminar a ser aplicada consiste basicamente em:
- Fazer o reconhecimento da área (local) onde será executado o
serviço;
- Se necessário dividir a área do serviço em sub-áreas de modo a
facilitar o trabalho de coleta de dados;
- Fazer o levantamento da área total do serviço ou das sub-áreas,
se for o caso;
- Designar a equipe de trabalho para este serviço;
- Realizar um trabalho de orientação dos operários quanto ao
método executivo do serviço.
Depois de aplicada a metodologia preliminar, o
serviço pode ser iniciado e conseqüentemente a coleta de dados
referente à produção diária, consumo de materiais e de mão-de-obra. De
posse destes dados pode-se comparar continuamente os custos reais
empregados neste serviço com os custos orçados, e havendo diferenças,
analisar as suas causas e corrigir em tempo.
Os dados coletados no trabalho de apropriação de
custos também podem ser utilizados para verificar a produtividade e
desempenho de um operário ou de uma equipe, a produção por dia da
semana ou por turno, o efeito do aprendizado, a previsão do fim deste
serviço, ajustes no cronograma da obra, dentre outras análises.
As empresas que fazem apropriação de custos em
suas obras têm a possibilidade de construir um grande banco de dados
de composições de custos referentes a seus próprios serviços, mais
adequados a sua realidade e a condição dos seus funcionários,
resultando assim, em uma orçamentação cada vez mais precisa e sem
sustos ao final da obra. As empresas que não têm o hábito de realizar
a apropriação de custos dos seus serviços geralmente fazem a
orçamentação da obra com base em índices e composições de custos
unitários de terceiros, que nem sempre estão dentro da realidade
adequada ao mercado local ou da empresa. Neste caso o processo de
orçamentação passa a ser uma mera previsão de custos, às vezes pouco
precisas.
